調研報告是在占有大量真實材料的基礎上形成的，而大量的 真實的材料必須通過調查來獲得。各級黨政辦公廳 (室) 的調查 多采用召開座談會 (包括單個交談) 的形式。召開座談會，少者 二三人，多者七八人，甚至可以參加十多人、二十多人。其優點 是可以集思廣益、互相啟發、互相補充，談的面比較廣一些，從 而能夠獲得豐富的材料。其缺點是，由于人多受時間限制，有些 事情很難說得具體，不能過細，而且有些事情，發言者不便在眾 人面前出口，調查者就難以聽到了。進行個別交談的優缺點正好 與召開座談會的方式相反。只有將兩者結合進行，才能取得調查 的最佳效果。調研者要達到調查的預期目的，不論是召開座談會 還是進行個別交談，都應注意把握好三個環節： 開好頭、把好 向、收好尾。
1. 開好頭。就是要使參加座談會的人能夠輕松自如地開口 談話，避免出現相互環視、沉默不言的僵局。座談會能否開個好 頭，關鍵在于調研者 (即座談會的主持人) 要注意做到以下三 點： 一是出 “安民告示”，盡量讓參加座談會的同志提前知道座 談會所要談的內容，以便使參加座談會的同志作好發言準備; 來 不及提前通知座談內容的，座談會的 “開場白”，主持人要簡明 扼要地介紹本次座談會的目的及內容，讓參加座談會的同志有一 個調整思想、做好發言準備的過程。二是在座談會召開之前，主 持人對參加座談會同志的姓名、單位及職務等概況要有基本的了 解，以便在參加座談會的同志發言時，能夠對上號。如若主持人 插話時能夠對上號，則會使發言者感到親切，從而消除拘束，激 發大家的談興。三是主持人的態度要謙虛，要有一種求知的強烈 愿望，要讓參加座談會的同志感到主持人比較隨和，可以信賴， 也就會消除顧慮，大膽發言。
2. 把好向。就是主持人在召開座談會的過程中，要做 “舵 手”，要時時注意按照既定的調查內容、主題，調整好發言的方 向，防止離題或跑題。要防止離題或跑題，主持人就要善于插 話。如果主持人只聽只記而不說，會使發言者誤認為他的發言沒 有引起主持人的共鳴和重視，而失去繼續發言的興趣。因此，在 座談會中，主持人應做到邊聽邊記邊插話，當然要以聽為主，插 話要插得恰到好處。插話多了，就會 “喧賓奪主”，影響或打斷 發言人的思路。因此，主持人的插話，只能是起到導向、提問、 搭橋、鼓勵的作用，不可越出這個范圍。導向，就是以插話使發 言者的發言按照既定的調查內容、主題進行，不要離題漫談; 提 問，就是對于一些涉及調查內容的事情，通過詢問的方式，請發 言者講清楚，當然提問也是導向的一個好辦法; 搭橋，就是通過 插話把發言者的發言有意識地連接起來，使其按照原來的思路說 下去，防止 “短路” 斷線; 鼓勵，就是主持人通過插話來鼓勵發 言者的情緒，提高發言者談話的興趣。但主持人插話時，切不要 輕易地對某一個問題表示支持或反對，以免產生錯誤的導向作 用，使發言者離開客觀實際情況而按照主持人的意向發言。同 時，急于表態，也容易使主持人陷于被動。
3. 收好尾。就是主持人在座談會告一段落或結束時，要作 一個簡短的小結。小結要以肯定、表揚、感謝的語言為主，使發 言者感到自己的發言還不錯，在心理上有一種輕松感，從而圓滿 地結束座談會。
調查是一門藝術，主持人如何創造出一種良好的氣氛，形成 一種踴躍發言、相互研究問題的良好局面，以達到調查的預期目 的，要靠主持人臨場多鍛煉，并注意不斷總結開好座談會的一些 規律性的經驗。當然，開好座談會僅僅是調查研究活動的一個重 要方面，要獲得真實的情況，還需要進行實地考察。